Hoe FSV 2,3 miljoen documenten aantoonbaar compliant beheert met 70 professionals

Bijgewerkt op 30 oktober

Hoe toon je aan de toezichthouder aan wie toegang had tot een document, en wanneer? Bij FSV Accountants + Adviseurs liep de klantonboarding via handmatige processen en lag het archief op papier. Dat kostte tijd en leidde tot fouten. Met Document Manager en Compliance Manager van Hyarchis is FSV overgestapt naar een volledig digitaal systeem, met een duidelijk audittraject voor elk document, vertelt Martijn van Haaften, ICT Manager bij FSV.

Professionals

2.3

Miljoen documenten opgeslagen

1.200

PEP- en sanctiecontroles uitgevoerd

De uitdaging

FSV had te maken met strenge eisen op het gebied van witwassen en terrorismefinanciering. Om daaraan te voldoen, had het kantoor handmatige en tijdrovende processen ingericht.

Voor een soepelere onboarding van nieuwe klanten wilde FSV documentatie zoals klantacceptatieformulieren en PEP- en sanctieformulieren efficiënt kunnen opvragen en opslaan. Daarnaast was het ophalen van specifieke documenten uit het papieren archief ingewikkeld en tijdrovend, wat leidde tot problemen en fouten.

Om deze problemen het hoofd te bieden, zag FSV de noodzaak van een digitale oplossing voor documentbeheer en compliance.

Toezichthouders willen weten wie toegang heeft gehad tot een document en wanneer. Met een gedigitaliseerd archief is dat veel makkelijker aan te tonen dan met een papieren archief.

Het proces / de werkwijze

FSV implementeerde Document Manager en Compliance Manager en stapte daarmee over van papieren dossiers naar een volledig digitaal systeem. Documenten zijn sindsdien makkelijker toegankelijk en voorzien van een duidelijk audittraject.

Dankzij de OCR-zoekfunctie is het ophalen van documenten eenvoudiger geworden. Medewerkers hoeven niet langer handmatig door fysieke dossiermappen te bladeren.

FSV erkent het belang van een robuust complianceproces in de hele organisatie. De uitgebreide controles in de software van Hyarchis, gecombineerd met een dosis gezond verstand, geven FSV het vertrouwen dat alle processen voldoen aan de eisen van toezichthouders.

Het resultaat

Volledig digitaal archief

Met Document Manager zijn 350.000 dossiers aangemaakt en 2,3 miljoen documenten veilig opgeslagen. Papieren dossiers behoren tot het verleden.

Gestructureerde klantonboarding

Via Compliance Manager zijn 3.800 klantformulieren aangemaakt. Documentatie zoals klantacceptatieformulieren wordt centraal opgevraagd en vastgelegd.

Grip op PEP- en sanctiecontroles

FSV heeft 1.200 PEP- en sanctiecontroles uitgevoerd in Compliance Manager, met uitgebreide controles die aansluiten op de eisen van toezichthouders.

Aantoonbaar richting de toezichthouder

Elk document heeft een duidelijk audittraject. FSV kan eenvoudig aantonen wie toegang heeft gehad tot een document en wanneer.

FSV heeft documentbeheer beter onder controle, meer grip op het complianceproces en een hogere operationele efficiëntie.

What's next?

Toezichthouders stellen steeds hogere eisen aan accountantskantoren, vooral rond de Wwft en sanctieregelgeving. Een document kunnen overleggen is niet meer genoeg: je moet ook kunnen aantonen wie het heeft ingezien en wanneer. Volgens Martijn van Haaften, ICT Manager bij FSV, maakt een digitaal archief precies dat verschil. “Een document aanleveren aan de toezichthouder en zeggen: ‘dit is het’, is niet meer voldoende. Toezichthouders willen weten wie toegang heeft gehad tot een document en wanneer. Met een gedigitaliseerd archief is dat veel makkelijker aan te tonen dan met een papieren archief.”

Blijf op de hoogte