Document Manager
Houd je documentstromen veilig, snel, volledig en antoonbaar compliant
Enterprises werken met duizenden dossiers per maand, onderworpen aan strikte eisen rond volledigheid, beveiliging en doorlooptijd. Eén handmatige stap in die informatiestroom is genoeg om een audit te vertragen, een toezichtsvraag onbeantwoord te laten of gevoelige klantdata aan risico bloot te stellen.
Herken je dit?
Document staan op verschillende plekken
Documenten staan verspreid over SharePoint, netwerkschijven, e-mail en losse laptops
Meerdere versies van documenten
Meerdere medewerkers werken tegelijk in verschillende versies van hetzelfde document
AVG-risico's
Bewijslast is niet aantoonbaar op orde, met AVG-risico's en lastige audits als gevolg
Goedkeuringen lopen via de e-mail
Goedkeuringen voor contracten en facturen lopen nog via e-mail
Huidige systeem is complex
Je huidige documentmanagementsysteem is te complex ingericht, waardoor je team het omzeilt
Document Manager zorgt voor één centrale plek per document, automatische versiecontrole, een audit trail die altijd klopt, geautomatiseerde goedkeuringsflows en een werkwijze die medewerkers ook echt ondersteunt.
Resultaat van Document Manager
Verhoogde efficiency tot wel 85%
Verbeterde beveiliging van gegevens met tot xx minder risico
Zorgeloos compliant met effectiviteit van je processen tot wel 90%
Betere samenwerking met tot xx uur aan tijdsbesparing per dag
De functionaliteiten
Dossierstructuur en checklists
Documenten komen automatisch op de juiste plek in het dossier terecht. Slimme checklists houden bij wat er nog ontbreekt en werken zichzelf bij zodra een document binnenkomt.
Delen buiten de organisatie
Geef mensen buiten je organisatie gericht toegangs- of wijzigingsrechten, zonder het dossier zelf uit handen te geven.
E-mailarchief
Relevante e-mails worden automatisch herkend en gearchiveerd binnen het dossier waar ze bij horen.
Documentgeschiedenis
Elke wijziging wordt automatisch vastgelegd in een audit trail: wie, wat en wanneer. Bij een controle heb je het antwoord al klaarstaan.
Digitale handtekening
Documenten ondertekenen zonder dat het proces het systeem verlaat, met een juridisch geldig resultaat.
Volledige automatisering in elke stap
Van binnenkomst tot review: Hyarchis automatiseert elke stap in je documentstroom. Zo besteed je minder tijd aan zoeken, controleren en bijwerken, en houd je je dossiers compleet en actueel.
eDiscovery
Het volledige documentarchief wordt doorzoekbaar tot in de inhoud van elk bestand. Relevante klantinformatie vind je terug zonder te weten in welk document het staat.
Document Recognition
AI herkent en classificeert elk document automatisch zodra het binnenkomt. Geen handmatige indeling meer nodig.
GDPR Compliance
Gevoelige gegevens in klantdocumenten worden automatisch onherkenbaar gemaakt voordat een document buiten de organisatie wordt gedeeld.
Data Integrity
AI controleert automatisch of een dossier compleet is en signaleert ontbrekende of afwijkende gegevens voordat dat een probleem wordt.
Customer Due Diligence
Klantprofielen worden doorlopend aangevuld met actuele gegevens, zodat een dossier niet verouderd raakt tussen twee reviews.
Risk Screening
Risicoprofielen van klanten worden automatisch opnieuw beoordeeld zodra er iets verandert, niet alleen op vaste controlemomenten.
Integraties
Koppel naadloos met systemen zoals Simplicate, Exact, Microsoft 365, Validsign en branchespecifieke software van banken en verzekeraars om klantdossiers, financiële administratie en actuele uittreksels automatisch gesynchroniseerd te houden.
“
De uitrol naar onze 180 vestigingen verliep probleemloos
De Hypotheker: al haar klantdata centraal in de cloud.
30 miljoen documenten centraal en veilig toegankelijk
Plaatsonafhankelijk werken voor adviseurs, vanaf elke locatie
Probleemloze uitrol naar 180 vestigingen
Voor wie?
Document Manager is gebouwd voor organisaties waar documentvolumes groot zijn en de gevolgen van een gemist document nog groter.
Banken en geldverstrekkers
Grote klantvolumes, strenge KYC-eisen en toezicht dat continu meekijkt. Document Manager houdt elk klantdossier compleet en auditklaar, ook als het gaat om honderdduizenden klanten.
Verzekeraars en pensioenfondsen
Polissen en pensioendossiers die decennia meegaan, met wijzigingen die daar het hele leven bij horen. Document Manager bewaart die geschiedenis foutloos en maakt elk dossier direct terugvindbaar, ook na twintig jaar.
Veelgestelde vragen
Hide first
Wat is een document management systeem?
Een document management systeem organiseert, classificeert en bewaart documenten automatisch, zodat organisaties altijd een compleet en actueel dossier hebben. Document Manager doet dit met AI die documenten herkent en indeelt zodra ze binnenkomen.
Hoe werkt AI in Document Manager
AI classificeert elk document bij binnenkomst, herkent het documenttype, haalt relevante gegevens eruit en plaatst het automatisch in het juiste dossier. Dat gebeurt op de achtergrond, zonder dat een medewerker het document handmatig moet beoordelen.
Is Document Manager geschikt voor banken en verzekeraars?
Ja. Document Manager is gebouwd voor organisaties met grote documentvolumes en strenge compliance-eisen, waaronder banken, geldverstrekkers en verzekeraars. Het platform is ISO- en SOC 2-gecertificeerd.
Voldoet Document Manager aan Wwft en AVG?
Document Manager ondersteunt Wwft-compliance met geautomatiseerde dossiercontroles en audit trails, en voldoet aan AVG-vereisten door gevoelige gegevens automatisch onherkenbaar te maken waar nodig.
Wat is het verschil tussen Document Manager en Compliance Manager?
Document Manager beheert het klantdossier: documenten verzamelen, classificeren en bewaren. Compliance Manager richt zich op de KYC- en Wwft-checks die op dat dossier worden uitgevoerd. Voor accountants worden beide gecombineerd in Comply.
Wanneer komt Horizons, de nieuwe generatie Document Manager, beschikbaar?
Horizons wordt de komende periode uitgerold. Blijf op de hoogte om als eerste te weten wanneer het beschikbaar komt.
De juiste oplossing voor jouw organisatie.
Ontdek hoe Document Manager jouw organisatie helpt om dossiers compleet, veilig en actueel te houden.
Chief Operations Officer
