Compliance betekent dat een persoon of organisatie werkt volgens de geldende wet- en regelgeving, en volgens de eigen interne regels en ethische normen. Voor financiële dienstverleners, banken, geldverstrekkers en accountants is compliance geen bijzaak: toezichthouders vragen dat je de naleving van de regels ook kunt aantonen. In dit artikel lees je wat compliance precies inhoudt, wat een compliance officer doet en hoe je compliance in je organisatie goed inricht.
Wat betekent compliance?
Compliance is het naleven van wet- en regelgeving, interne regels en ethische normen. Een organisatie die zich aan al die regels houdt, noem je compliant. Het woord komt uit het Engels: "to comply" betekent "zich houden aan" of "voldoen aan".
In brede zin gaat compliance over meer dan alleen de wet. Het gaat ook over integriteit: handelen zoals klanten, medewerkers, toezichthouders en andere stakeholders dat van je mogen verwachten. Wettelijke eisen worden daarom vertaald naar interne normen, procedures en gedragsregels die medewerkers in hun dagelijkse werk toepassen.
Daarnaast is compliance de naam van de afdeling of functie die hierop toeziet: de compliancefunctie. Die functie ondersteunt het bestuur bij het beheersen van de risico's die de organisatie loopt als ze regels overtreedt. Wat compliance precies betekent, hangt dus af van de context: het is zowel een resultaat (compliant zijn) als een functie in je organisatie.
Waarom is compliance belangrijk?
Compliance is belangrijk omdat het je organisatie beschermt tegen boetes, aansprakelijkheid en reputatieschade, en omdat het vertrouwen opbouwt bij klanten en toezichthouders. In gereguleerde sectoren is compliance bovendien een voorwaarde om je werk te mogen doen.
De risico's van onvoldoende naleving zijn concreet:
- Boetes en sancties: toezichthouders kunnen een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete opleggen. Onder de AVG kan een boete oplopen tot 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet.
- Aansprakelijkheid: bij ernstige overtredingen kunnen ook bestuurders en leidinggevenden persoonlijk worden aangesproken.
- Reputatieschade: een gepubliceerde boete of een fraudezaak raakt direct het vertrouwen van klanten en partners.
- Verlies van je vergunning: in het uiterste geval mag je bepaalde diensten niet meer aanbieden.
Compliance gaat daarnaast over meer dan risico's vermijden. Een organisatie met een sterke compliancecultuur werkt consistenter, maakt minder fouten en heeft meer inzicht in haar eigen processen. Daarom is compliance belangrijk voor elke organisatie die met gevoelige klantgegevens of geldstromen werkt.
Met welke wet- en regelgeving heb je te maken?
Welke wet- en regelgeving relevant is, hangt af van je sector en de diensten die je levert. In de financiële dienstverlening komen dezelfde wetten wel steeds terug.
Wet of regeling | Waar gaat het over? | Voor wie? |
|---|---|---|
Wwft | Voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering: cliëntenonderzoek, monitoring, melden | Banken, verzekeraars, geldverstrekkers, accountants, notarissen |
Sanctiewet 1977 | Geen diensten verlenen aan personen of organisaties op een sanctielijst | Financiële instellingen |
Wft | Gedrag en financiële soliditeit van financiële ondernemingen | Banken, verzekeraars, adviseurs, beleggingsondernemingen |
AVG | Bescherming van persoonsgegevens | Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt |
Wta | Kwaliteit van wettelijke controles | Accountantsorganisaties met een AFM-vergunning |
Vanaf 10 juli 2027 vervangt de Europese AMLR de Wwft grotendeels. Ook dat laat zien dat compliance nooit af is: regels veranderen, en je beleid verandert mee.
Interne regels en ethische normen
Naast de wet stellen organisaties zelf regels op. Denk aan een gedragscode, een integriteitsbeleid of afspraken over het aannemen van geschenken. Deze interne regels vertalen de wettelijke bepalingen naar de dagelijkse praktijk, en vullen ze aan met ethische normen die passen bij je organisatie.
Wat doet een compliance officer?
Een compliance officer is de medewerker die erop toeziet dat een organisatie de wet- en regelgeving en de interne regels naleeft. De compliance officer adviseert het management, controleert de naleving en signaleert risico's voordat ze tot overtredingen leiden.
De belangrijkste taken van een compliance officer zijn:
- Risico's in kaart brengen: welke compliancerisico's loopt de organisatie, en hoe groot zijn ze?
- Beleid en procedures ontwikkelen: de wettelijke eisen vertalen naar werkbare interne regels.
- Monitoren en controleren: periodiek nagaan of medewerkers en systemen de procedures volgen.
- Adviseren: het bestuur en de business ondersteunen bij beslissingen met een compliance-aspect, zoals een nieuw product of een klant met een hoog risico.
- Bewustwording en training: medewerkers leren de regels toe te passen en signalen te herkennen.
- Rapporteren en opvolging: incidenten vastleggen, melden waar dat verplicht is en zorgen dat verbeteringen worden doorgevoerd.
Voor financiële instellingen is een compliancefunctie vaak verplicht. Zo vraagt de Wwft om een compliancefunctie, voor zover dat past bij de aard en omvang van de instelling. Bij een klein kantoor kan één persoon die rol vervullen, bij een bank is het een complete afdeling.
De compliancefunctie in het three lines-model
Veel organisaties richten hun risicobeheersing in volgens het three lines-model. De eerste lijn is de business zelf, die de risico's dagelijks beheerst. De tweede lijn, waaronder de compliancefunctie en risicomanagement, stelt kaders en houdt toezicht. De derde lijn, de interne audit, beoordeelt onafhankelijk of het geheel werkt. Een compliance officer zit dus tussen de uitvoering en de audit in.
Hoe zet je compliance goed op?
Goede compliance begint bij inzicht in je risico's en eindigt bij aantoonbare naleving. Deze zes stappen helpen je om compliance structureel op te zetten:
- Breng de relevante wet- en regelgeving in kaart: bepaal welke wetten, toezichthouders en sectorregels voor jouw organisatie gelden.
- Analyseer je risico's: beoordeel waar de grootste kans op overtredingen zit, bijvoorbeeld bij de klantacceptatie, de omgang met persoonsgegevens of het risico op fraude.
- Stel beleid en procedures op: vertaal de regels naar duidelijke werkinstructies, met heldere taken en verantwoordelijkheden.
- Train je medewerkers: zorg dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Compliance werkt alleen als het onderdeel is van de cultuur, niet als het alleen op papier staat.
- Monitor en controleer: controleer periodiek of de procedures worden gevolgd, en leg vast wat je hebt gecontroleerd en met welk resultaat.
- Evalueer en verbeter: pas je beleid aan als de regels veranderen of als monitoring knelpunten laat zien.
Het laatste punt wordt vaak onderschat. Wet- en regelgeving verandert voortdurend, dus je compliance-programma moet meebewegen. Een beleid dat drie jaar niet is bijgewerkt, voldoet zelden nog aan de huidige eisen.
Hoe werkt compliance in de financiële sector?
In de financiële sector draait compliance vooral om aantoonbaarheid. Toezichthouders zoals DNB, de AFM en het BFT beoordelen niet wat je zegt te doen, maar wat er in je dossiers en systemen is vastgelegd.
Dat vraagt veel van compliance-teams. Voor elke klant moet je kunnen laten zien welk onderzoek je hebt gedaan, welke documenten je hebt gecontroleerd en waarom je de klant hebt geaccepteerd. Als dat werk handmatig gebeurt, met documenten verspreid over mailboxen en mappen, kost het veel tijd en ontstaan er gaten in de dossiers.
In het kort
- Compliance is het naleven van wet- en regelgeving, interne regels en ethische normen.
- Het woord verwijst ook naar de compliancefunctie: de afdeling of medewerker die op naleving toeziet.
- Onvoldoende compliance kan leiden tot boetes, persoonlijke aansprakelijkheid, reputatieschade en verlies van je vergunning.
- Een compliance officer brengt risico's in kaart, ontwikkelt beleid, monitort de naleving en traint medewerkers.
- Goede compliance bouw je op in zes stappen, van risicoanalyse tot evaluatie en verbetering.
- In de financiële sector draait compliance om aantoonbaarheid: wat niet is vastgelegd, is voor de toezichthouder niet gebeurd.
Veelgestelde vragen over compliance
Compliance betekent in het Nederlands "naleving": het voldoen aan wet- en regelgeving, interne regels en ethische normen. In organisaties verwijst het woord ook naar de compliancefunctie, de afdeling of medewerker die op die naleving toeziet.
Compliance gaat over het naleven van regels die voor je organisatie gelden. Integriteit gaat over eerlijk en betrouwbaar handelen, ook in situaties die niet in een regel zijn vastgelegd. De twee overlappen sterk: een goede compliancecultuur stimuleert integer gedrag van medewerkers.
Voor veel financiële instellingen is een compliancefunctie wettelijk verplicht, bijvoorbeeld op grond van de Wwft, voor zover dat past bij de aard en omvang van de organisatie. Bij een kleine organisatie kan die functie bij één persoon liggen of deels worden uitbesteed.
Risicomanagement richt zich op alle risico's van een organisatie, zoals financiële en operationele risico's. Compliance richt zich specifiek op het risico dat je regels overtreedt. Beide functies horen bij de tweede lijn in het three lines-model en werken nauw samen.
Voor een accountantskantoor betekent compliance onder meer dat je de Wwft naleeft: klantonderzoek doen, ongebruikelijke transacties melden en alles vastleggen. Kantoren die wettelijke controles uitvoeren, moeten daarnaast voldoen aan de Wta. Het BFT en de AFM houden hier toezicht op.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene voorlichting. Het mag niet worden beschouwd als bindend fiscaal, juridisch of financieel advies. Hoewel we ernaar streven dat de inhoud actueel en correct is, kunnen er geen rechten aan worden ontleend. Voor advies op maat, afgestemd op de specifieke situatie van uw organisatie, raden wij aan contact op te nemen met een bevoegde adviseur of specialist.
