Het KYC-onboardingproces omvat alle stappen die een organisatie moet doorlopen voordat ze met een nieuwe klant gaat werken. Je verzamelt en verifieert klantgegevens, onderzoekt de achtergrond van de klant en bepaalt het risico. Een goede KYC-onboarding voorkomt dat criminelen je diensten misbruiken voor witwassen of fraude, en zorgt dat je voldoet aan de Wwft. In dit artikel lees je welke stappen bij KYC-onboarding horen, welke gegevens je nodig hebt en hoe je het proces snel en zorgvuldig inricht.
Wat is KYC-onboarding?
KYC-onboarding is de eerste fase van het KYC-proces (Know Your Customer): het cliëntenonderzoek dat je uitvoert voordat een zakelijke relatie start. Pas als dat onderzoek is afgerond, mag je de klant accepteren. Kun je het onderzoek niet afronden, dan mag je de relatie niet aangaan.
Welke klantgegevens heb je nodig?
De minimale klantgegevens voor de identificatie van een natuurlijk persoon zijn doorgaans de naam, geboortedatum en het adres. Daarnaast leg je de gegevens van het identiteitsbewijs vast, zoals het documentnummer en de geldigheid. Contactgegevens zoals een e-mailadres zijn niet wettelijk vereist, maar wel praktisch voor de verdere communicatie.
Bij een rechtspersoon heb je meer klantdata nodig: de naam, rechtsvorm en vestigingsplaats van de onderneming, het KvK-nummer, de vertegenwoordigers en de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's). Welke gegevens precies nodig zijn, kan per land verschillen. Binnen de Europese Unie wordt dat vanaf 2027 meer gelijkgetrokken door de AMLR.
Welke stappen horen bij het KYC-onboardingproces?
Het KYC-onboardingproces bestaat uit zes stappen. Samen vormen ze het cliëntenonderzoek, ook wel customer due diligence (CDD) genoemd.
- Identificeren: de klant geeft zijn gegevens op, zoals naam, geboortedatum en adres.
- Verifiëren: je controleert die gegevens met een betrouwbaar document, zoals een paspoort of identiteitskaart, of met een digitale identiteitscontrole. Lees meer in ons artikel over digitale identiteitscontrole.
- UBO vaststellen: bij een rechtspersoon bepaal je wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn, en neem je redelijke maatregelen om hun identiteit te verifiëren.
- Doel en aard van de relatie vastleggen: je legt vast waarvoor de klant je diensten gebruikt en welke transacties je kunt verwachten.
- Screenen: je controleert of de klant of UBO voorkomt op sanctielijsten en of het om een politiek prominent persoon (PEP) gaat.
- Risico bepalen en accepteren: op basis van alle informatie bepaal je het risicoprofiel. Bij een hoog risico voer je een verscherpt onderzoek uit (enhanced due diligence), bijvoorbeeld naar de herkomst van het vermogen, en is vaak goedkeuring van het senior management nodig.
Het UBO-register
Voor de UBO-bepaling kun je het UBO-register van de Kamer van Koophandel raadplegen. Wwft-instellingen mogen daar echter niet uitsluitend op vertrouwen: je moet zelf onderzoek doen. Vind je een verschil tussen jouw gegevens en het register, dan geldt een terugmeldplicht.
Hoe maak je KYC-onboarding snel én zorgvuldig?
De grootste uitdaging bij KYC-onboarding is de balans tussen zorgvuldigheid en klantervaring. Een nieuwe klant wil snel aan de slag, terwijl jij een volledig dossier nodig hebt. Als het proces te lang duurt of te veel vragen stelt, haken klanten af. Is het te licht, dan loop je compliancerisico's.
In de praktijk helpen deze maatregelen om die balans te vinden:
- Vraag alleen wat nodig is: stem je vragenlijst af op het risicoprofiel. Een klant met een laag risico hoeft niet dezelfde vragen te beantwoorden als een klant met een hoog risico.
- Digitaliseer de identiteitscontrole: een klant die zich met zijn smartphone kan identificeren, hoeft niet langs te komen of documenten op te sturen.
- Automatiseer screening: laat PEP- en sanctiechecks automatisch uitvoeren, zodat medewerkers alleen relevante treffers beoordelen.
- Bouw complete klantdossiers vanaf de start: een dossier dat bij de onboarding volledig is, scheelt werk bij latere reviews en voorkomt remediation.
In het kort
- Het KYC-onboardingproces omvat alle stappen voordat je een zakelijke relatie met een nieuwe klant aangaat.
- De zes stappen zijn identificeren, verifiëren, UBO vaststellen, het doel van de relatie vastleggen, screenen en het risico bepalen.
- Minimaal leg je naam, geboortedatum, adres en de gegevens van het identiteitsbewijs vast.
- Bij een hoog risico voer je een verscherpt onderzoek uit, met goedkeuring van het senior management.
- Je mag niet uitsluitend vertrouwen op het UBO-register.
- Digitalisering en automatisering maken onboarding sneller zonder in te leveren op zorgvuldigheid.
Veelgestelde vragen over KYC-onboarding
Dat hangt af van het risico en het type klant. Een particuliere klant met een laag risico kan met een digitale identiteitscontrole binnen enkele minuten worden geaccepteerd. Bij een rechtspersoon met een complexe structuur of een klant met een hoog risico kan het onderzoek dagen tot weken duren.
Nee, in principe niet. Je moet het cliëntenonderzoek afronden voordat je de zakelijke relatie aangaat. De Wwft kent een beperkte uitzondering als dat nodig is om de dienstverlening niet te onderbreken en het risico laag is, maar dan moet je het onderzoek zo snel mogelijk afronden.
KYB (Know Your Business) is het onboardingproces voor zakelijke klanten. Het accent ligt dan op de onderneming zelf, de eigendomsstructuur en de UBO's. KYB is dus een vorm van KYC-onboarding, gericht op rechtspersonen.
De instelling zelf blijft verantwoordelijk, ook als je de uitvoering deels uitbesteedt aan een externe partij. Intern ligt de uitvoering meestal bij de business of een onboardingteam, en houdt de compliancefunctie toezicht.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene voorlichting. Het mag niet worden beschouwd als bindend fiscaal, juridisch of financieel advies. Hoewel we ernaar streven dat de inhoud actueel en correct is, kunnen er geen rechten aan worden ontleend. Voor advies op maat, afgestemd op de specifieke situatie van uw organisatie, raden wij aan contact op te nemen met een bevoegde adviseur of specialist.
