Transactiemonitoring is het doorlopend controleren van transacties van klanten om ongebruikelijke transacties te herkennen die kunnen wijzen op witwassen, terrorismefinanciering of andere financiële criminaliteit. Voor banken, verzekeraars, beleggingsinstellingen en andere Wwft-instellingen is het een wettelijke verplichting. In dit artikel lees je wat transactiemonitoring inhoudt, hoe het werkt en hoe je het effectief inricht.
Wat is transactiemonitoring?
Transactiemonitoring (in het Engels: transaction monitoring) is het proces waarbij een instelling de transacties van haar klanten analyseert om afwijkingen en verdachte patronen te ontdekken. Het gaat om zowel uitgevoerde als voorgenomen transacties. Een transactie waarbij iets niet klopt met wat je van de klant mag verwachten, verdient bijzondere aandacht.
Transactiemonitoring is een onderdeel van de bredere KYC-monitoring. Waar KYC-monitoring kijkt of het klantprofiel nog klopt, kijkt transactiemonitoring of het geld dat een klant ontvangt en uitgeeft past bij dat profiel.
Waarom is transactiemonitoring verplicht?
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht instellingen tot een voortdurende controle op de zakelijke relatie en de transacties die tijdens die relatie worden verricht. Zo kunnen ze vaststellen of die transacties overeenkomen met de kennis die ze van de klant en zijn risicoprofiel hebben. Daarnaast geldt een meldingsplicht: ongebruikelijke transacties moet je onverwijld melden bij FIU-Nederland.
Die verplichting geldt niet alleen voor banken. Ook accountants, notarissen, advocaten en makelaars vallen onder de Wwft en moeten ongebruikelijke transacties herkennen en melden, al ziet transactiemonitoring er bij hen anders uit dan bij een bank met miljoenen betalingen per dag.
Hoe werkt transactiemonitoring?
Transactiemonitoring werkt in vier stappen: transacties worden getoetst aan scenario's of modellen, afwijkingen leiden tot een signaal (alert), een analist beoordeelt het signaal en bij een ongebruikelijke transactie volgt een melding.
- Toetsen: het systeem vergelijkt elke transactie met scenario's, zoals grote bedragen in contant geld, betalingen naar hoogrisicolanden of een plotselinge stijging in het aantal transacties.
- Signaleren: past een transactie in een scenario, dan genereert het systeem een alert.
- Beoordelen: een analist, vaak een transaction monitoring analist, onderzoekt het signaal. Past de transactie toch bij de klant, dan sluit hij het alert af. Zo niet, dan onderzoekt hij verder.
- Melden en opvolgen: is de transactie ongebruikelijk, dan meld je die bij FIU-Nederland. Daarnaast beoordeel je of het risicoprofiel van de klant moet worden aangepast.
Indicatoren voor ongebruikelijke transacties
Of een transactie ongebruikelijk is, bepaal je aan de hand van indicatoren uit het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018. Er zijn twee soorten:
- Objectieve indicatoren: een transactie moet altijd worden gemeld, bijvoorbeeld bij een melding aan politie of justitie in verband met witwassen of terrorismefinanciering, of bij transacties met een land dat de Europese Commissie als hoog risico heeft aangewezen.
- Subjectieve indicator: een transactie waarbij de instelling aanleiding heeft om te veronderstellen dat die verband kan houden met witwassen of financieren van terrorisme. Dat vraagt om een eigen beoordeling.
Regels of machine learning?
De meeste systemen werken met vaste regels en drempels. Die zijn transparant, maar leveren vaak veel valse meldingen op en missen nieuwe patronen. Steeds meer instellingen vullen regels daarom aan met machine learning, die leert wat normaal gedrag is en ongebruikelijke transactiepatronen beter herkent. Ook dan blijft een menselijke beoordeling essentieel.
Hoe maak je transactiemonitoring effectief?
Effectieve transactiemonitoring vindt de echte risico's zonder analisten te overspoelen met valse meldingen. Deze punten maken het verschil:
- Begin bij een goed klantprofiel: transactiemonitoring kan alleen afwijkingen herkennen als je weet wat normaal is voor een klant. Een onvolledig cliëntenonderzoek leidt tot slechte monitoring.
- Stem scenario's af op je risico's: een bank met internationale zakelijke klanten heeft andere scenario's nodig dan een geldverstrekker die vooral hypotheken verstrekt.
- Leg elke beoordeling vast: documenteer bij elk alert waarom je het hebt afgesloten of gemeld. Toezichthouders vragen daar bij een onderzoek naar.
- Evalueer regelmatig: controleer of je scenario's nog effectief zijn, en pas ze aan als criminelen andere methoden gaan gebruiken.
- Werk tijdig af: een achterstand in alerts betekent dat ongebruikelijke transacties niet onverwijld worden gemeld.
In het kort
- Transactiemonitoring is het doorlopend controleren van transacties om ongebruikelijke transacties te herkennen.
- De Wwft verplicht tot voortdurende controle en tot het onverwijld melden van ongebruikelijke transacties bij FIU-Nederland.
- Het proces bestaat uit toetsen, signaleren, beoordelen en melden.
- Objectieve en subjectieve indicatoren uit het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 bepalen wanneer je meldt.
- Regels en machine learning vullen elkaar aan; menselijke beoordeling blijft nodig.
- Effectieve monitoring begint bij een volledig en actueel klantprofiel.
Veelgestelde vragen over transactiemonitoring
Een ongebruikelijke transactie is een transactie die een instelling meldt bij FIU-Nederland omdat die voldoet aan een indicator. FIU-Nederland onderzoekt de melding en kan de transactie daarna verdacht verklaren. Pas dan wordt de informatie gedeeld met opsporingsdiensten.
Onverwijld, zodra het ongebruikelijke karakter van de transactie bekend is geworden. Ook voorgenomen transacties moet je melden, als je aanleiding hebt om te denken dat ze ongebruikelijk zijn.
Accountants voeren geen transacties uit voor klanten zoals een bank, maar moeten wel ongebruikelijke transacties melden die ze tegenkomen in hun werk, bijvoorbeeld tijdens een controle of bij het opstellen van een jaarrekening. Hun monitoring richt zich dus op wat ze zien in de administratie van de klant.
Een transaction monitoring analist beoordeelt de alerts die het systeem genereert. Hij onderzoekt of een transactie past bij het klantprofiel, vraagt zo nodig aanvullende informatie op en besluit of een melding bij FIU-Nederland nodig is.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene voorlichting. Het mag niet worden beschouwd als bindend fiscaal, juridisch of financieel advies. Hoewel we ernaar streven dat de inhoud actueel en correct is, kunnen er geen rechten aan worden ontleend. Voor advies op maat, afgestemd op de specifieke situatie van uw organisatie, raden wij aan contact op te nemen met een bevoegde adviseur of specialist.
