KYC-remediation is het proces waarbij je bestaande klantinformatie die onvolledig, verouderd of onjuist is bijwerkt en opnieuw verifieert, zodat de klantdossiers weer voldoen aan de wettelijke vereisten. Remediation is vaak nodig na een wetswijziging, een audit of een onderzoek van de toezichthouder. Het kan gaan om tientallen dossiers, maar bij grote instellingen ook om honderdduizenden. In dit artikel lees je wanneer KYC-remediation nodig is, hoe je het KYC-remediationproces aanpakt en hoe je voorkomt dat het een terugkerend probleem wordt.
Wat is KYC-remediation?
KYC-remediation is het herstellen van tekortkomingen in klantdossiers die al bestaan. Waar KYC-onboarding gaat over nieuwe klanten en KYC-monitoring over het doorlopend volgen van klanten, gaat remediation over het inhalen van achterstanden. Het is dus de derde fase van het KYC-proces (Know Your Customer).
Wanneer is KYC-remediation nodig?
Remediation is nodig als blijkt dat een deel van je klantdossiers niet meer voldoet. Veelvoorkomende aanleidingen zijn:
- Nieuwe of gewijzigde regelgeving: als de regels strenger worden, voldoen bestaande dossiers vaak niet meer. De komst van de AMLR op 10 juli 2027 is zo'n moment.
- Bevindingen van een toezichthouder of audit: een onderzoek van DNB, de AFM, het BFT of de interne audit laat zien dat dossiers onvolledig zijn.
- Achterstallige reviews: periodieke reviews zijn niet op tijd uitgevoerd, waardoor klantgegevens verouderd zijn.
- Een fusie of overname: bij het samenvoegen van klantbestanden blijken dossiers volgens verschillende standaarden te zijn opgebouwd.
- Een nieuw risicobeleid: als je je risicobeoordeling aanpast, moeten sommige klanten in een andere risicocategorie worden ingedeeld.
Hoe verloopt het KYC-remediationproces?
Het KYC-remediationproces verloopt in zes stappen, van het bepalen van de omvang tot het afsluiten van elk dossier. De kern is een risicogebaseerde aanpak: je begint bij de klanten met het hoogste risico.
- Bepaal de scope: welke klanten, dossiers en eisen vallen onder de remediation? Leg vast aan welke standaard de dossiers na afloop moeten voldoen.
- Voer een gap-analyse uit: vergelijk per dossier wat er is met wat er nodig is. Ontbreekt er een actueel identiteitsbewijs, een UBO-verklaring of informatie over de herkomst van het vermogen?
- Prioriteer op risico: pak klanten met een hoog risico als eerste op. Zij vormen het grootste compliancerisico en vereisen vaak een verscherpt onderzoek.
- Verzamel ontbrekende informatie: gebruik eerst wat je al hebt of uit openbare bronnen kunt halen, zoals het Handelsregister. Benader de klant alleen voor wat echt ontbreekt, zodat je de klant zo min mogelijk belast.
- Beoordeel en werk bij: actualiseer het risicoprofiel, voer zo nodig opnieuw screening uit en leg je beoordeling vast.
- Sluit af of neem afscheid: levert een klant de gevraagde informatie niet aan, dan kun je het cliëntenonderzoek niet afronden. In dat geval moet je de relatie uiteindelijk beëindigen, en beoordeel je of er een melding bij FIU-Nederland nodig is.
De klant benaderen
Het benaderen van klanten is vaak het lastigste deel. Veel klanten begrijpen niet waarom een bank of adviseur na jaren opnieuw om documenten vraagt. Leg daarom duidelijk uit waarom je de informatie nodig hebt, maak het aanleveren zo eenvoudig mogelijk, bijvoorbeeld via een online portaal, en plan herinneringen in voordat je escaleert.
Hoe voorkom je dat remediation een terugkerend probleem wordt?
Remediation is kostbaar: het vraagt veel capaciteit en belast je klanten. De beste remediation is daarom de remediation die je niet nodig hebt. Dat bereik je door de oorzaken aan te pakken, niet alleen de symptomen.
- Bouw complete dossiers bij onboarding: een dossier dat vanaf de start volledig is, hoeft later niet te worden gerepareerd.
- Voer reviews op tijd uit: een goed werkend monitoringproces voorkomt dat dossiers ongemerkt verouderen.
- Werk met één bron van waarheid: versnipperde klantdata over meerdere systemen is een van de belangrijkste oorzaken van onvolledige dossiers.
- Automatiseer waar mogelijk: laat systemen ontbrekende documenten en verlopen gegevens signaleren, zodat je problemen ziet voordat de toezichthouder ze ziet.
Bereid je voor op de AMLR
De Europese AMLR, die vanaf 10 juli 2027 geldt, kan voor veel organisaties aanleiding zijn voor een remediationtraject. Zo verschuift de UBO-drempel naar een belang van 25 procent of meer, en gelden er maximale termijnen voor het actualiseren van dossiers: één jaar voor klanten met een hoog risico en vijf jaar voor overige klanten. Door nu al in kaart te brengen welke dossiers straks niet voldoen, voorkom je dat je in 2027 alles tegelijk moet bijwerken.
In het kort
- KYC-remediation is het bijwerken en opnieuw verifiëren van bestaande klantdossiers die onvolledig, verouderd of onjuist zijn.
- Aanleidingen zijn nieuwe regelgeving, bevindingen van een toezichthouder of audit, achterstallige reviews en fusies.
- Het proces verloopt in zes stappen: scope bepalen, gap-analyse, prioriteren, informatie verzamelen, beoordelen en afsluiten.
- Werk risicogebaseerd en begin bij klanten met een hoog risico.
- De AMLR, vanaf 10 juli 2027, is voor veel organisaties een reden om nu al met remediation te beginnen.
Veelgestelde vragen over KYC-remediation
KYC-monitoring is het doorlopend volgen van klanten en het actualiseren van dossiers als onderdeel van het normale proces. KYC-remediation is een gericht project om achterstanden of tekortkomingen in bestaande dossiers in één keer op te lossen.
Dat hangt af van het aantal dossiers en de omvang van de tekortkomingen. Een beperkte remediation kan binnen enkele maanden klaar zijn. Grote trajecten bij banken met honderdduizenden klanten hebben in Nederland meerdere jaren geduurd.
Als een klant de gevraagde informatie na herhaalde verzoeken niet aanlevert, kun je het cliëntenonderzoek niet afronden. Dan moet je de zakelijke relatie beëindigen. Beoordeel ook of de weigering een ongebruikelijke transactie of omstandigheid is die je moet melden bij FIU-Nederland.
Grotendeels wel. Software kan bestaande documenten classificeren, ontbrekende informatie signaleren, klanten automatisch benaderen en screening uitvoeren. De beoordeling van klanten met een hoog risico en de beslissing om een relatie te beëindigen blijven mensenwerk.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene voorlichting. Het mag niet worden beschouwd als bindend fiscaal, juridisch of financieel advies. Hoewel we ernaar streven dat de inhoud actueel en correct is, kunnen er geen rechten aan worden ontleend. Voor advies op maat, afgestemd op de specifieke situatie van uw organisatie, raden wij aan contact op te nemen met een bevoegde adviseur of specialist.
