KYC staat voor Know Your Customer, letterlijk: ken je klant. Het is het proces waarmee organisaties de identiteit van hun klanten vaststellen, hun risicoprofiel bepalen en de klantrelatie blijven volgen. Voor banken, verzekeraars, geldverstrekkers, financieel adviseurs en accountants is KYC verplicht onder de Wwft. In dit artikel lees je wat KYC inhoudt, uit welke onderdelen een goed KYC-proces bestaat en wat het verschil is met customer due diligence (CDD).
Wat is KYC?
KYC (Know Your Customer) is het geheel van procedures waarmee een organisatie weet wie haar klanten zijn en welke risico's de klantrelatie met zich meebrengt. KYC richt zich op drie vragen: wie is de klant, wat is het doel van de relatie en past het gedrag van de klant bij dat doel?
Het doel van KYC is om witwassen, terrorismefinanciering, fraude en andere criminele activiteiten te voorkomen. Criminelen gebruiken de diensten van financiële instellingen om crimineel geld een legale schijn te geven. Door je klanten goed te kennen, herken je verdachte activiteiten eerder en voorkom je dat je organisatie onbewust bijdraagt aan financiële criminaliteit.
Waarom is KYC verplicht?
KYC is verplicht omdat de Wwft, gebaseerd op Europese wetgeving, financiële instellingen en andere poortwachters een cliëntenonderzoek voorschrijft. Wie die wettelijke verplichtingen niet naleeft, riskeert boetes van de toezichthouder, strafrechtelijke vervolging en reputatieschade. Daarnaast beschermt een goed KYC-proces de integriteit van het financiële systeem.
Uit welke onderdelen bestaat een goed KYC-proces?
Een goed KYC-proces bestaat uit drie fasen die samen de hele klantlevenscyclus beslaan: onboarding, monitoring en, waar nodig, remediation.
- Onboarding: voordat je een zakenrelatie aangaat, identificeer je de klant en verifieer je zijn identiteit met officiële documenten, zoals een identiteitsbewijs. Bij een rechtspersoon stel je ook de UBO vast. Je legt het doel van de relatie vast en maakt een risicobeoordeling, waarmee je het risicoprofiel van de klant bepaalt. Lees meer in ons artikel over het KYC-onboardingproces.
- Continue monitoring: je volgt de transacties en het gedrag van de klant, en actualiseert de klantgegevens periodiek en bij belangrijke wijzigingen. Zo herken je ongebruikelijke patronen. Lees meer over het KYC-monitoringproces.
- Remediation: als klantdossiers onvolledig of verouderd blijken, bijvoorbeeld na een wetswijziging of een audit, werk je ze bij. Lees meer over het KYC-remediationproces.
Risicogebaseerd werken
KYC werkt risicogebaseerd: de zwaarte van je maatregelen hangt af van het risiconiveau van de klant. Risicofactoren zijn onder meer het land van herkomst, het soort product, de branche van de klant en de vraag of de klant een politiek prominent persoon (PEP) is. Bij een verhoogd risico voer je een verscherpt onderzoek uit, bijvoorbeeld naar de herkomst van het vermogen. Bij een laag risico kan een vereenvoudigd onderzoek volstaan.
Wat is het verschil tussen KYC en CDD?
KYC en customer due diligence (CDD) worden vaak door elkaar gebruikt, en in de praktijk is CDD hetzelfde als het cliëntenonderzoek uit de Wwft. Het verschil zit in de reikwijdte: CDD is het onderzoek naar een klant op een bepaald moment, KYC is het bredere proces waarin dat onderzoek een plaats heeft, inclusief monitoring en beleid. CDD is dus een onderdeel van KYC.
KYC | CDD | |
|---|---|---|
Wat is het? | Het totale proces om je klanten te kennen | Het onderzoek naar de klant |
Wanneer? | Gedurende de hele klantrelatie | Bij onboarding en bij periodieke of event-driven reviews |
Onderdelen | Beleid, procedures, CDD, monitoring, remediation | Identificatie, verificatie, UBO, doel van de relatie, risicoprofiel |
Hoe richt je KYC goed in?
Een goed KYC-proces is consistent, risicogebaseerd en aantoonbaar. In de praktijk lopen veel organisaties tegen dezelfde gaten aan: klantgegevens staan verspreid over systemen, documentatie is onvolledig en periodieke reviews worden niet op tijd uitgevoerd. Toezichthouders zien dat bij een onderzoek direct terug.
Drie aandachtspunten helpen om die gaten te dichten:
- Standaardiseer: werk met vaste vragenlijsten en procedures, zodat elk klantdossier dezelfde onderdelen bevat.
- Centraliseer: bewaar alle klantgegevens en documenten op één plek, met een audit trail. Ga daarbij zorgvuldig om met persoonsgegevens, zoals de AVG vereist.
- Automatiseer waar het kan: online tools voor identiteitscontrole, PEP- en sanctiescreening en reviewplanning verminderen handwerk en fouten.
In het kort
- KYC (Know Your Customer) is het proces waarmee je je klanten identificeert, hun risicoprofiel bepaalt en de klantrelatie blijft volgen.
- KYC is verplicht onder de Wwft, voor onder meer banken, verzekeraars, financieel adviseurs en accountants.
- Een goed KYC-proces bestaat uit onboarding, continue monitoring en remediation.
- CDD is het cliëntenonderzoek, en daarmee een onderdeel van het bredere KYC-proces.
- KYC werkt risicogebaseerd: hoe hoger het risico, hoe zwaarder de maatregelen.
Veelgestelde vragen over KYC
KYC betekent Know Your Customer, in het Nederlands: ken je klant. Het is het proces waarmee financiële instellingen en andere poortwachters de identiteit van hun klanten controleren en de risico's van de klantrelatie bewaken.
KYC is verplicht voor alle instellingen die onder de Wwft vallen. Dat zijn onder meer banken, verzekeraars, geldverstrekkers, beleggingsondernemingen, accountants, belastingadviseurs, notarissen en makelaars.
Bij een natuurlijk persoon leg je onder meer de naam, geboortedatum, het adres en de gegevens van het identiteitsbewijs vast. Bij een rechtspersoon verzamel je ook gegevens over de onderneming, de vertegenwoordigers en de UBO. Daarnaast leg je het doel van de relatie en het risicoprofiel vast.
Toezichthouders zoals DNB, de AFM en het BFT kunnen een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete opleggen. Bij ernstige overtredingen kan het Openbaar Ministerie vervolgen. Daarnaast loop je het risico dat criminelen je diensten misbruiken, met reputatieschade als gevolg.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene voorlichting. Het mag niet worden beschouwd als bindend fiscaal, juridisch of financieel advies. Hoewel we ernaar streven dat de inhoud actueel en correct is, kunnen er geen rechten aan worden ontleend. Voor advies op maat, afgestemd op de specifieke situatie van uw organisatie, raden wij aan contact op te nemen met een bevoegde adviseur of specialist.
